Adjoint(e) de direction/gestionnaire des opérations

Offre d’emploi : Adjoint(e) de direction/gestionnaire des opérations

Type : Temps partiel, contrat d’un an renouvelable

Date de début : juillet 2024

Sous la responsabilité de : Directrice générale

Salaire d’embauche : 70 000 à 80 000 dollars (au prorata de 19 à 20 heures par semaine, soit un salaire annuel de 35 000 à 40 000 dollars)

Date limite : 11 juin 2024

Nous recherchons un(e) adjoint(e) de direction/gestionnaire des opérations dynamique, organisé(e) et bilingue (anglais et français) pour rejoindre notre équipe et fournir un soutien essentiel à la directrice générale, au conseil d’administration et à la supervision opérationnelle du DSO. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de notre organisme et contribuer à la réussite de notre mission. Si vous êtes une personne motivée, soucieuse du détail et désireuse de faire la différence dans l’industrie cinématographique canadienne, nous vous invitons à poser votre candidature pour ce poste passionnant.

CE QUE VOUS FEREZ : VOS PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

ADJOINT(E) DE DIRECTION :

• Fournir un soutien administratif complet à la directrice générale, notamment en gérant les calendriers, en planifiant les réunions, en coordonnant les déplacements et en préparant la correspondance et les rapports.
• Préparer et coordonner les documents pour les réunions, les présentations et les conférences auxquelles participe la directrice générale.
• Compiler des informations pour aider la directrice générale dans la prise de décision et la planification stratégique.

OPÉRATIONS

• Servir de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes, en traitant les demandes de renseignements et les requêtes, y compris les appels téléphoniques et les courriels envoyés à dso-orphe.ca.
• Superviser les opérations quotidiennes et effectuer les tâches administratives générales de l’ORPHÉ, y compris la gestion des bureaux à distance, la coordination des installations et l’acquisition de fournitures et de services.
• Aider à la planification et à l’exécution d’événements, d’ateliers et d’initiatives, en coordonnant la logistique, en gérant les budgets et en assurant la liaison avec les fournisseurs et les partenaires.
• Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des documents à l’appui de la planification stratégique, de l’élaboration de programmes et des demandes de subventions.
• Tenir à jour des registres, des dossiers et des bases de données exacts, en veillant à la confidentialité et au respect des politiques et procédures de l’organisme.
• Aider à la rédaction et à l’édition de la correspondance, des rapports et d’autres documents selon les besoins.
• Collaborer avec les membres de l’équipe de l’ORPHÉ et les membres du conseil d’administration de l’ORPHÉ sur des projets et initiatives spéciaux, en fournissant un soutien administratif et opérationnel pour assurer des opérations sans faille dans l’ensemble de l’organisme.

RESSOURCES HUMAINES (RH) :

• Soutenir les processus de recrutement et d’intégration des nouveaux membres du personnel.
• Soutenir la directrice générale, le conseil d’administration et le comité de recherche de talents dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques et procédures en matière de ressources humaines.
• Coordonner les possibilités de formation et de développement professionnel pour le personnel.
• Veiller au respect de la législation et de la réglementation du travail.
• Soutenir le comptable dans la gestion des avantages sociaux et de la paie.

TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION (TI) :

• Soutenir l’infrastructure informatique, y compris le matériel, les logiciels et les systèmes de réseau.
• Soutenir la mise en œuvre et le maintien de mesures de cybersécurité pour protéger les données de l’organisme.
• Fournir une assistance technique et une aide au dépannage au personnel.
• Soutenir l’acquisition et la maintenance des équipements et des services informatiques.
• Soutenir l’élaboration et la mise en œuvre des politiques et procédures informatiques.
• Identifier et engager des consultants en informatique.
• Rester informé des technologies émergentes et recommander des investissements informatiques stratégiques.

CE QUE NOUS RECHERCHONS : QUALIFICATIONS, APTITUDES ET COMPÉTENCES

• Expérience pertinente, récente et solide dans le domaine de l’assistance aux cadres, de l’administration de bureau ou de la gestion des opérations.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à établir des priorités et à respecter les délais dans un environnement en constante évolution.
• Anglais et français courants (écrit et parlé) requis pour ce poste.
• Connaissance et expérience de l’histoire et de l’état actuel des secteurs des arts et de l’écran au Canada.
• Excellentes capacités de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, avec un comportement professionnel et diplomatique.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et de l’espace de travail Google (Google Docs, Google Drive, Google Sheets et Google Hangout/Meet) et expérience de la gestion de bases de données et d’outils de gestion de projets.
• Capacité avérée à travailler de manière indépendante et en équipe, en faisant preuve de discernement et de discrétion.
• Engagement envers la mission et les valeurs de l’ORPHÉ, avec une passion pour la promotion de l’accessibilité et de l’inclusion dans l’industrie de l’écran.

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

• Résident(e) canadien(ne) et autorisé(e) à travailler au Canada.
• Certains déplacements seront nécessaires.

INFORMATIONS ESSENTIELLES : LIEU DE TRAVAIL, SALAIRE ET AVANTAGES

• Salaire : Un salaire annuel compétitif compris entre 70 000 et 80 000 dollars (calculé au prorata pour un poste à temps partiel, soit un salaire de 35 000 à 40 000 dollars par an)
• Lieu de travail : L’ORPHÉ fonctionne actuellement selon un mode de bureau virtuel et les candidats à ce poste peuvent être basés n’importe où au Canada et travailler à domicile. Cet aspect pourrait changer au fur et à mesure de l’évolution de l’ORPHÉ.
• Congé annuel : 1,5 semaine de congé par an.
• Couverture des dépenses : Dépenses liées à l’utilisation d’Internet et frais de déplacement professionnels.

COMMENT NOUS RECRUTONS (PROCESSUS D’EMBAUCHE)

Nous respecterons la procédure suivante, qui permet d’évaluer toutes les demandes de manière cohérente. Nous n’accepterons pas d’appels, de réunions, de manifestations d’intérêt ou de conversations supplémentaires pour garantir que notre processus de recrutement est équitable, inclusif et exempt de préjugés.

1. Pour postuler : Envoyez votre CV et votre lettre de motivation par courrier électronique à hr@dso-orphe.ca. Veillez à ce que votre lettre de motivation souligne en quoi vous seriez un(e) excellent(e) candidat(e) pour assumer ce poste au sein de l’ORPHÉ.
2. Examen de la demande : Le comité de recrutement, composé de la directrice générale, d’un spécialiste des ressources humaines et de membres du conseil d’administration, examinera les candidatures et fera passer les candidats à la phase d’appel initial. Les candidats non retenus pour passer à la phase suivante recevront un courriel les informant de cette décision au plus tard 8 juillet 2024
3. Filtrage téléphonique : étape préliminaire de notre processus d’embauche visant à évaluer l’aptitude des candidats à occuper ce poste. Ces entrevues se dérouleront par téléphone et serviront d’évaluation initiale avant d’inviter les candidats à une entrevue en personne.
4. Entrevues Les candidats qui parviennent à cette étape rencontreront tout d’abord 2 membres du comité de recrutement pour une première série d’entrevues virtuelles visant à évaluer les compétences essentielles pour le poste. Une seconde série d’entrevues sera organisée avec 4 membres du comité de recrutement et comprendra des questions sur l’expérience du candidat en rapport avec la compétence évaluée, des questions basées sur des scénarios et des études de cas, le cas échéant. Les informations relatives aux entrevues, y compris son format et les éléments évalués lors de chacune, seront communiquées aux candidats l’invitation à l’entrevue.
5. Vérification des références : Les meilleurs candidats seront contactés et devront fournir les noms et les coordonnées de trois personnes de référence en mesure de parler de leur expérience, de leurs qualifications et de leurs compétences pour le poste.
6. Décision d’embauche : Le comité de recrutement examinera le dossier de candidature, les évaluations des entrevues et les vérifications des références avant d’adresser une offre finale au candidat.

Comment postuler

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation décrivant les qualifications et l’expérience que vous apporteriez au poste à rh@dso-orphe.ca.

Nous sommes un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et qui s’engage fermement en faveur de la diversité, de l’équité, de l’inclusion, de l’appartenance et de l’accessibilité. Nous encourageons les candidatures de membres de tous les groupes sous-représentés, y compris les femmes et les membres d’autres communautés de genre sous-représentées/marginalisées, les peuples autochtones, les communautés racisées, les personnes handicapées, les communautés LGBTQ2+ et/ou les personnes ayant des identités intersectionnelles. Étant donné que l’ORPHÉ a pour mandat d’améliorer l’accès et l’inclusion des personnes handicapées dans l’ensemble de l’industrie canadienne de l’écran, nous encourageons tout particulièrement les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Veuillez soumettre votre candidature, accompagnée d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae, au plus tard le 11 juin 2024 à 17 h HNE (heure de Toronto). Tous les candidats recevront une réponse à leur demande au plus tard le 8 juillet 2024, précisant s’ils passent aux étapes suivantes de la procédure.

Accessibilité et aménagements

L’ORPHÉ s’engage à éliminer les obstacles à l’accessibilité et à créer une industrie de l’écran au Canada qui soit équitable, accessible et inclusive pour les personnes handicapées, en commençant par s’assurer que nos pratiques d’embauche sont équitables, accessibles et inclusives.

Nous nous engageons à fournir des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement et dans le cadre du poste. À ce titre, veuillez nous faire savoir si vous avez des besoins en matière d’accessibilité ou si vous avez besoin d’aménagements pour participer pleinement et de manière significative au processus d’embauche tel qu’il est décrit. Si c’est le cas, veuillez écrire à hr@dso-orphe.ca.

Accusé de réception

Nous vous remercions d’avoir lu notre offre d’emploi et de considérer ce poste comme une prochaine étape de votre carrière. Nous sommes conscients du temps qu’il faut consacrer à la préparation et à la soumission d’une candidature et nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à l’ORPHÉ et à ce poste exceptionnel.

Nous attendons avec impatience votre candidature!